Normalmente, se o seu cargo é "Meeting Planner", "Coordenador de Eventos" "Diretor de Programa" planejar reuniões, internas ou externas, em uma base regular. Alguns organizadores de reuniões que trabalham para grandes empresas e associações estão Certified Professionals reunião e têm equipas de pessoas com quem trabalham para o planejamento de seus encontros com cada membro da equipe responsável por um aspecto diferente do planejamento. Se, no entanto você está planejando uma reunião pela primeira vez e não sabe como começar, existem algumas áreas-chave que você deve focar. Set-up uma planilha e começar a coleta de informações e respondendo às seguintes perguntas:
1. O nome da empresa, associação ou departamento que a reunião está sendo planejada.
2. Que tipo de evento é isso? ou seja, encontro nacional de vendas, conferência do cliente.
3. Qual é o objetivo da reunião?
4. Você vai ter um tema para a reunião?
5. Qual será o evento de abertura ou seja, consistem / fechamento palestrante, entretenimento almoço, sessões temáticas, workshops, coquetel. Cada segmento deve ser organizado separadamente e, em seguida, incorporada no evento global.
6. O número de dias que o evento acontecerá de novo. Come-se com um cronograma.
7. Data do evento. Come-se com uma data preferencial e têm escolhas, segundo e terceiro.
8. Data de Início do AM ou PM, a data ea hora em que a sessão terá terminado.
9. Tamanho do evento. Quantas pessoas que você esperava?
10. Confira o calendário para ter certeza de que sua data está livre de conflito com os feriados religiosos, outros eventos do setor etc
11. Determinar o orçamento que você está trabalhando.
12. Montar um plano de promoção, publicidade e propaganda.
13. Localização - onde será a reunião seja realizada? Você vai ter a reunião em um centro de convenções, hotel, resort, propriedade histórica?
14. Se a reunião vai ser off-site que vai ser local, em outra cidade ou em outro Estado?
15. As visitas ao local pode ser, a fim de ajudá-lo a determinar o melhor local para a reunião. Depois de ter escolhido o local da reunião, determinar quantos quartos e como muitas salas de reuniões será exigido.
16. Comece a planejar as refeições e alimentos / bebidas que estarão disponíveis no local.
17. equipamentos áudio visuais e sonoros. O que será exigido? Você pode utilizar os serviços prestados pela instalação de onde você está tendo a sua reunião ou trabalhar com vendedores externos?
18. Entretenimento - irá entretenimento vai comprado e ser parte de sua reunião ou ser fornecidas fora do site?
19. Transporte - pessoas / mercadorias.
reunião ser realizada? Você vai ter a reunião em um centro de convenções, hotel, resort, propriedade histórica?14. Se a reunião vai ser off-site que vai ser local, em outra cidade ou em outro Estado?
15. As visitas ao local pode ser, a fim de ajudá-lo a determinar o melhor local para a reunião. Depois de ter escolhido o local da reunião, determinar quantos quartos e como muitas salas de reuniões será exigido.
16. Comece a planejar as refeições e alimentos / bebidas que estarão disponíveis no local.
17. equipamentos áudio visuais e sonoros. O que será exigido? Você pode utilizar os serviços prestados pela instalação de onde você está tendo a sua reunião ou trabalhar com vendedores externos?
18. Entretenimento - irá entretenimento vai comprado e ser parte de sua reunião ou ser fornecidas fora do site?
19. Transporte - pessoas / mercadorias.
20. Seguro
21. Estimativa de despesas globais.
Se há um site com uma página de set-up, onde você está anunciando sua reunião ou evento, é muito útil para manter a actualização das informações ali para manter os participantes em potencial ou membros a par dos desenvolvimentos que você finalizar os detalhes respectivos ie data, localização, instalação , sobre a área circundante, a agenda da reunião. Com cuidado, pensando que tudo através de e atenção aos detalhes durante o processo de planejamento ajudará a garantir um evento altamente bem sucedido e memorável.
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